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Part07:建立生涯歷程檔案
作者/發佈者 : 國立中山大學政治經濟系 劉孟奇教授
所屬分類 : 大鵬網專欄文章

不少人可能都有類似的經驗:下決心不難,做規劃也不難,至於能不能真正實踐,那就是另一回事了。

在職涯發展上面,「規劃不難,實踐難」的確可能成為一個不小的問題。原因很簡單—我們的理想工作與生涯目標,所以不會一蹴可及,往往就是因為這些理想目標,都有不低的進入門檻;或者需要我們堅持不懈地學習與磨練,或者需要我們能夠有效進行自我行銷,在激烈競爭中脫穎而出,才能跨過這些門檻。

我們所以一再強調「生涯目標要能激發自己熱情」的觀念,一個主要原因就在於:只有當一個人對自己的生涯目標具有足夠的熱情時,才能夠承擔在漫長追求理想過程中所要付出的種種辛苦、挫折與代價。

要達成自己理想的生涯目標,一方面最好能有完整的發展計畫,另一方面,也最好能對自己的生涯計畫進行「控管」,也就是能夠「透過有系統的方法,記錄自己的成果,檢查自己的進度。」這不只可以讓我們看到自己的成長,知道自己正一步一步往目標邁進,有效強化自己的信心;而且由於平常就養成了紀錄既有成就的習慣,一旦需要在職場中進行自我行銷(如求職、升遷或轉職)的時候,也能夠很快拿出能夠說明自己能力與經驗的有力具體證據。

在下面,我們要介紹一種「對生涯規劃進行自我控管」的方式,也就是目前在國內外職涯輔導體系中都相當倡導的「生涯歷程檔案」方法。

製作自己的「生涯歷程檔案」

什麼是生涯歷程檔案?我們可以從生涯歷程檔案的英文「Career Portfolio」來看,Portfolio的字首Port代表「運送、攜帶」,而字尾Folio則是「文件或作品」。因此,顧名思義,「生涯歷程檔案」的定義就是:

為了生涯發展與職場運用而製作的「可攜帶的文件與作品的集合」,而這些文件或作品則可以用不同的格式予以呈現。

如果要製作生涯歷程檔案,可以先準備一個檔案夾(或電腦中的資料夾),然後在檔案夾中依序放入以下相關文件或資料:

一、目錄
二、我的簡歷(履歷表)
三、我的價值觀與人格特質
四、我的能力(含證明)
五、我的生涯發展目標
六、我的學習與工作計畫
七、我正在進行的學習與工作
八、我的學習紀錄(如教育訓練證書或證照)
九、我的工作經歷與成就
十、別人對我的推薦

製作這樣一份生涯歷程檔案,可以幫助我們把目前在這一系列文章中所學到的生涯規劃技巧,有系統地整合在一起。

在生涯歷程檔案一開始不妨先放一頁目錄,因為在後面的每一個大項當中,特別是在第八到第十項當中,可能有不少資料,例如證書、作品、推薦信等等。編製目錄可以提醒自己這些資料所在。

在生涯歷程檔案的第二個部分是個人簡歷。在簡歷一開始,可以先提供可以公開的個人資訊與聯絡方式,跟著以逐點方式,將生涯歷程檔案第三到第十項的主要內容,用一到二頁的篇幅做摘要性的陳述。

在生涯歷程檔案的第三到第四個部分是自己的生涯探索記錄。如果讀者已經依照這一系列文章所建議的方法,進行過自我評估,並依此對自己的價值觀、人格特質、擅長能力、與對應的Holland職業代碼有所認識,可以把其中的主要過程與結果放在這裡。如果曾經進行過其他的職涯性向測試,也可以把有關結果放在這裡。這些資料不只可以提供自己在將來有需要的時候,回頭自我省視之用,也可以在需要撰寫求職履歷時,提供頗為有用的素材。

第五個部分是生涯發展目標,第六個部分則是學習與工作計畫。我們在前一篇文章中介紹過進行生涯決策的三個主要步驟。請把其中的「描繪生涯願景」與「設定職涯目標」的結果,放在第五個部分;「長、中、短期計畫」則可以放在第六個部分。

第七到第十個部分是我們對生涯發展計畫的實踐情形與具體成果。首先是第七個部分,這是自己正在進行的「行動步驟」,或者說目前正在具體實踐生涯發展計畫的部分;第八與第九個部分是自己對於生涯發展計畫已經完成的成果;最後第十個部分是別人對自己的「口碑」。這些都是我們可以據以「控管」自己是否正在按部就班,具體實踐生涯發展計畫的重要資訊。如果我們能夠看到,隨著時間過去,裡面的資料不但日益豐富,而且更可以看出明顯的成長軌跡,那麼這就表示我們正在正確的軌道上,朝向自己的理想目標穩定前進!

要放哪些資料?

「生涯歷程檔案」當中的資料最好要有系統性,而不要光是把自己上過的課、做過的事,鉅細靡遺的全部蒐羅進來,成為一個看不出彼此關連性的「雜亂堆放倉庫」。

特別是在第八到第十個部分所放的資料,應該跟前面項目息息相關。舉例而言,如果我們有一個優先的價值觀是「熱愛與人互動」,我們認為自己擅長的能力是「溝通協調」,而我們的生涯目標也是從事與人高度互動的工作,那麼我們就需要思考:要怎樣在歷程檔案的第八到第十個部分反映出我們對於「與人互動」的重視?如何證明我們擁有「溝通協調」的技能?如何說明我們正在追求相關的生涯目標?

我們可以放入自己在這一方面的教育與訓練證明,例如修課記錄與訓練營隊;可以放入自己在這一方面的相關證照或得獎證明;可以說明自己擔任社團幹部或服務志工的經歷;可以放入自己曾經主辦大型活動的紀錄,例如活動傳單或新聞報導;當然也可以放進自己在相關職業的工作資歷,並且最好還附上推薦信。

重點是:我們要提供關於「熱愛與人互動」、「溝通協調能力」、「我追求與人高度互動的職涯」這些抽象語句的具體事證。這是因為,一方面,用具體事證才能看出自己的實際成就與進步;另一方面,這也能方便我們在有需要的時候,有效將生涯歷程檔案轉換為履歷表與求職資料。

一言以蔽之,在考慮要放入什麼資料時,請盡量「能力證明導向」,也就是「優先放入可以證明自己擁有潛在雇主所需能力的具體證據」。

從「生涯歷程檔案」到「履歷表」

如果一個年輕人在撰寫求職履歷表前,先製作過生涯歷程檔案,這會有一個很大的好處:許多年輕人在一開始製作履歷表時,會做出依照學經歷取得時序編排的「編年史式履歷表」(chronological resume),但是這種履歷表格式對於工作經驗少、或學歷並非特別令人印象深刻的畢業生而言,其實不太容易引起閱讀者的興趣。

對於這些職場新鮮人而言,如果採取強調「自己擁有符合工作要求的能力」的「功能性履歷表」(functional resume) 可能會較為有利。而對於在校時已經累積不少實務經驗或實際作品的畢業生而言,如果能採取「成就/功績型履歷表」(achievement/accomplishment resume) 會較為有利。生涯歷程檔案特別有助於學生製作後兩種型式的履歷表。

我們以「功能性履歷表」來加以說明。所謂「功能性履歷表」,意思就是求職者將履歷表的重點聚焦在「我能夠滿足潛在雇主的期望」,而針對這些期望,逐項以一兩句話簡短說明自己具備的技能、人格特質與價值觀如何能夠滿足雇主的要求。

針對這種履歷表,我們可以根據其中所列出的重要能力、人格特質與價值觀,逐項在生涯歷程檔案中找出相對應的、具足夠說服力的資料,例如實際經歷、具體成就、工作經驗、學習成績、證照認證、外界評價等,經過整合編輯後,在給雇主看的補充資料中,逐一透過具體證據,說明自己的確具備這些潛在雇主所重視的能力、人格特質、價值觀、與工作經驗。

E化你的生涯歷程檔案

傳統的生涯歷程檔案是用實物檔案夾予以攜帶。不過隨著電腦技術發達、網際網路普及,生涯歷程檔案也出現「E化」或「線上化」的趨勢。所謂「電子化歷程檔案」或「線上生涯歷程檔案」(on-line career portfolio) 所指的就是用HTML或PDF格式製作的歷程檔案,可以供有興趣的人(例如潛在雇主)直接在電腦或線上閱覽。

用HTML格式製作的的好處是,可以提供製作者比較大的格式彈性與表現空間,而PDF格式的好處則是容易下載列印與透過email傳送,也方便使用者以CD-ROM或隨身碟等可攜式儲存裝置予以攜帶。基於相關科技(例如掃瞄、轉檔等)已經成熟,同時考慮未來在求職時的便利性,我們非常鼓勵年輕人將自己的生涯歷程檔案予以E化。

針對線上歷程檔案,現在國內有不少大學(例如逢甲大學)正在大力推動,有興趣的讀者可以到這些學校的職輔相關網頁尋找有關資料。另外,在國外資料方面,可以參考Florida State University所提供的「生涯歷程檔案」範例,其網址在:

http://www.career.fsu.edu/careerportfolio/enter/output/main.html

「前台」生涯歷程檔案

Florida State University的生涯歷程檔案較為精簡,基本上我們可以把前面介紹的生涯歷程檔案視為「後台生涯歷程檔案」,而Florida State University的範例則為「前台生涯歷程檔案」。在「後台生涯歷程檔案」中是比較完整的工作,而在「前台生涯歷程檔案」中則是可供展示與自我行銷,也較為精簡的資料。對於一個學生而言,其中可以包括:

一、個人簡介(主要學歷、主要經歷、生涯目標、主要能力)
二、履歷表
三、重要能力(具體證明如:教育訓練、工作經驗、專業證照、志工社團、生活經驗等)
四、修課記錄
五、代表作品
六、推薦人

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