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Part10:製作履歷表
作者/發佈者 : 國立中山大學政治經濟系 劉孟奇教授
所屬分類 : 大鵬網專欄文章

製作履歷表說難不難—只要在Google打入「履歷表」、「範例」、「格式」幾個關鍵字,就會跑出一堆別人已經建好的現成「模版」(Template) 可供下載使用;製作履歷表說簡單也不簡單—因為有許多求職者會跟你同時寄出履歷表,而你要如何在一兩頁的有限篇幅中,讓潛在雇主留下深刻與良好的印象,以在激烈競爭中脫穎而出,獲得面試機會?

履歷表就是你自己的廣告

為什麼要製作履歷表?答案當然是為了要推銷自己,成功爭取面試機會。一言以蔽之,履歷表就是你自己在求職市場中的廣告。但是要如何才能有效達到「把自己推銷出去」的目標?

我們就拿「手機市場的廣告」來舉例好了。在求職市場中,你是要推銷產品(也就是你自己)的「賣方」,而潛在雇主是「買方」;相反地,在手機市場中,你是「買方」,而努力要把手機推銷給你的廠商則是「賣方」。想想看,當你在考慮要買哪一款手機時,以下哪一種廣告會比較能有效引起你的興趣?

廣告一:像流水帳一般地告訴你這隻手機的開發歷史,例如它從幾年幾月開始開發,花了多少開發經費,有多少工程師參與,開過幾次會議,經過幾次修正等等。

廣告二:鉅細靡遺地告訴你這隻手機的所有功能,詳細規格,所用零件名稱,以及各種詳細技術參數等等。

廣告三:針對你的主要需求,告訴你這隻手機的重要功能與特色為何、能夠滿足你的哪些需求、如何滿足你的需求等等。

很明顯地,跟第三個廣告比起來,第一及第二個廣告都會是比較無效的廣告。第一個廣告讓你瞭解這隻手機的「成長史」,但是這跟你要不要掏出錢來買它有什麼相關?第二個廣告當中雖然可能有你需要的訊息,但是同時也會包括太多對你而言無關緊要的資訊,而且因為資料繁多,又缺乏重點引導,很快你就會失去進一步瞭解這個產品的興趣。

第三個廣告與前兩個廣告的不同點在於:這個廣告眼中有顧客的存在,而且是根據買家的需求來選擇與提供重要資訊。所以跟第一個廣告不同,它不是只提供對生產者有意義,但是對買家而言沒什麼價值的訊息;跟第二個廣告不一樣,它所提供的訊息有目標、有重點,而不會讓人眼花撩亂,理不出資料的頭緒。簡而言之,第三個廣告是「顧客需求導向」。

你只有三十秒來推銷自己

雖然大部分年輕人應該都可以瞭解「廣告要顧客需求導向才有效」,但是當他們要推銷的產品變成是自己的時候,就有不少年輕人會忘記最重要的「顧客需求導向」原則。

最常見的問題履歷表之一,就是如同我們前面所舉的「廣告一」例子一般,把履歷表當成「自我成長史」來寫。另一個常見的問題則是如同我們所舉的「廣告二」例子一樣,把履歷表變成「資料堆放倉庫」,只看到資料的累積堆砌,卻看不出資料的放置目的與彼此關連為何。

要製作一份好的履歷表,首先要記得的就是,為了有效行銷自己,你必須以潛在雇主的需求為導向;而潛在雇主最想知道的莫過於:你是不是具備足夠的能力、知識、技能、態度、經驗,能夠滿足雇主希望你達成的工作目標?

請注意,根據研究,大部分潛在雇主在第一次瀏覽一份履歷表時,平均所花的時間只有短短的三十秒。因此,在這三十秒之內,你所提供的資訊必須簡潔、切中要點、能夠引起雇主的注意。也就是說,在一至兩頁的篇幅中,你必須能夠從潛在雇主的角度出發,針對特定的工作目標,有系統地說明你的能力、知識、技能、態度、經驗為何能夠達成工作的要求;讓潛在雇主能夠透過履歷表,迅速評估你的適任性,並且還會產生高度興趣,想請你進一步進行面試。

履歷表要讓人有好的第一印象

一般而言,一份履歷表可以包括以下幾個部分:個人資訊(姓名與聯絡方式)、應徵職務(工作目標)、相關技能及應徵資格、學歷、教育與訓練、資歷、工作經驗、志工及社團經驗、專案作品或報告、興趣活動、希望待遇、推薦人等。

雖然說履歷表沒有一定格式,而在格式上發揮創意,可能是引起潛在雇主注意力的不錯方法,但是要注意的是:不要發揮創意「搞怪」過了頭,而使得潛在雇主雖然注意到了你的履歷表,卻留下不好的印象。

比較安全的做法是,先讓別人對你的履歷表有良好的第一印象,願意進一步閱讀其中內容,再藉由履歷表內容當中所精簡陳述的,能夠符合應徵工作要求的主要能力與資格,來引起潛在雇主的興趣。

為了讓別人對你的履歷表產生好的第一印象,以下幾點是很重要的:

‧履歷表的組織結構要清楚而有條理。
‧字體及段落必須讓別人易於閱讀。
‧使用正確的語法,並且不要有錯別字。(嚴禁注音文及火星文!)
‧使用目前最新的資訊。(不要寄出去的履歷表上還有一年前的製作日期。)
‧如果你寄出的是紙本履歷表的話,請用高品質的白色或淡顏色紙張來印表,並且不要有手寫塗改的痕跡。

不過,最關鍵的重點還是:履歷表的內容必須「雇主需求導向」,強調:「對於我想要應徵的工作,我為何能符合資格;我能夠帶給雇主什麼,能夠做出什麼貢獻。」

當然,要做到「雇主需求導向」,第一步就要做到「知道雇主的需求為何」。如果可能的話,盡量針對你所要申請的工作職位,蒐集相關資料,例如:雇主對這個工作的要求是什麼?除了這個工作的一般要求之外,雇主會不會還有特定的要求?所要應徵的公司或組織的文化與特性為何?希望應徵者具備怎樣的態度與特質等等。

你可以從網際網路、公司公開資料、人際網絡等來設法找到這些資料。只要有可能的話,盡量針對不同的申請對象,根據其需求與特性,量身訂製履歷表。比起毫無差別地寄出50封一模一樣的履歷表,量身訂製的5份用心履歷表,也許反而能收到更大的作用。

履歷表內容切記「雇主需求導向」

在履歷表的具體內容方面,以「相關技能及應徵資格」這個項目而言,重點不在於展現自己的「多才多藝」,而在於說明自己擁有達成工作目標所需的技能及資格,並且能夠加以證明。所以,在這個項目中,你應當能夠從雇主的角度出發,思考對方會感到興趣的資訊,例如:

‧條列出你所擁有的,能夠讓你有效完成工作的技能,例如相關專業技能、溝通協調、時間管理、問題解決能力等。
‧用一兩句話總結說明你跟工作目標相關的工作經驗。
‧簡要敘述你對於應徵職務的實務知識。
‧用一兩句話總結說明你的相關專業教育訓練或學術背景。
‧針對你應徵職務的特性與要求,條列出你的相關個人特質與態度,例如:可靠、穩定、抗壓、具創造力、重視細節、彈性靈活、熱情、高企圖心等等。
‧跟工作目標相關的重要證照。
‧如果你缺乏相關的工作經驗,你可能想強調人際溝通、組織管理、穩定抗壓等雇主重視的特質與能力,這時候你就可以考慮簡短總結你的其它工作經驗、志工服務、社團活動等,而將重心放在持續時間、參與範圍、重要成就等等。

根據「雇主需求導向」原則,在「教育與訓練」當中,除了你的最高正式學歷以外,你還可以特別顯示出跟應徵職務有關的3-6門修過課程,並依照相關性及重要性排序;在訓練方面,也不需要把所有參加過的訓練課程,依照時序鉅細靡遺地報告出來,而只需要針對你所應徵的職務,列舉相關的訓練經歷,並依照重要性予以排序。

在工作經驗方面,除了依照發生時序排列的方式以外,你也可以考慮用「功能取向」的方式來排列與敘述你的重要工作經驗及成就。舉例而言,如果你要應徵的工作非常重視「英文能力」,你可以在「工作經驗」這一欄中,以「英文能力」做為次標題,列出相關經驗,例如:補習班或家教打工、外商公司見習、海外遊學、相關社團活動、海外志工服務、英語專題製作、英語競賽活動等等。

依此類推,在志工及社團經驗、專案作品或報告、興趣活動、推薦人等項目,放入資料的重點都不是「越多越好」,而是只放入「能夠有效證明你擁有符合這個工作職位所需的能力與資格」的資料。

以「生涯歷程檔案」來延伸與支持履歷表

如果你已經依照「職涯規劃DIY」先前的建議,製作過自己的「生涯歷程檔案」的話,你應該會發現其中的素材,非常有助於製作一份「雇主需求導向」的履歷表。

在求職時,「生涯歷程檔案」也可以用來延伸與支持你的履歷表。記得潛在雇主第一次看你的履歷表時,平均只會用三十秒的時間,所以履歷表切忌冗長瑣碎;但是針對你所要應徵的工作,你可能有不少的相關重要能力、態度、知識、經驗等,想要更進一步加以說明,怎麼辦?

所謂的「三十秒閱讀時間」,是指「第一次瀏覽」所用的時間;也就是說,潛在雇主會先大略看過一次,用「印象分數」進行初步篩選。如果你能在這半分鐘內有效引起潛在雇主的注意,他就可能願意花更多的時間,比較詳細閱讀你的進一步說明。

面對「半分鐘的時間限制」,一個比較好的做法是,把你的履歷表內容,透過標題、次標題、與逐點條列的方式,有條理地加以組織;而針對標題、次標題、以及說明重點,也可以用適當字體(如黑體)標示清楚,讓讀者在第一次掃視的時候,這些重點就能夠「跳出來」。當然,如同我們前面一再強調的,這些「跳出來」的重點必須讓潛在雇主感覺到「這個應徵者擁有能夠滿足工作要求的能力與資格」。

無論如何,由於你的履歷表應當只有1-2頁的篇幅,所以你對於各項能力與經驗的說明必須精簡,而且盡量是歸納與總結性的說明。但是你也可能希望用專案作品、企畫報告、得獎記錄、證照認證、感謝與推薦信函等,來具體證明你的能力與資格。

在這種情況下,你可以配合履歷表,另外製作一份我們在前面介紹過的「展示用歷程檔案」(不過請不要用生涯歷程檔案取代履歷表)。有一些工作,例如教職、企畫、設計等,可能會在徵募時就希望應徵者附上作品與推薦信函。但是如果你不知道所應徵的工作是否適合附上生涯歷程檔案,而且你擔心紙本會讓人覺得資料過多的話,你可以將生涯歷程檔案電子化,置於網頁,並在履歷表中提供網址。或者你也可以將生涯歷程檔案壓製成光碟,跟履歷表一同寄出,以讓你的履歷表更具競爭力。

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