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Part12:職場元年求生手冊
作者/發佈者 : 國立中山大學政治經濟系 劉孟奇教授
所屬分類 : 大鵬網專欄文章

「職場元年震撼教育」之五大挑戰

對於還在學的年輕人而言,最焦慮的事情可能是「我是不是能順利找到工作?」但是當我們詢問畢業幾年後的年輕人,他們從校園到職場這一段歷程當中,印象最深刻的事情是什麼,得到的答案通常都不是「求職甘苦談」,而是「職場元年震撼教育」!許多年輕人可能直到就業好幾年後,都還在反思與消化在這一年裡面學到的教訓與功課。

在加拿大Waterloo大學的「職涯發展手冊」當中,總結了大部分職場新鮮人在第一年工作當中會面對的五大挑戰,分別是:

人際互動
展現能力
穩定可靠
時間管理
社交合群

這五項基本上也符合我們對台灣大專畢業生的調查結果。下面,我們根據Waterloo大學的「職涯發展手冊」,以及過去在一些調查中得到的結論,對於職場新鮮人要如何面對這五大挑戰,提出一些建議。

在「人際互動」上的建議

根據我自己的觀察,可能是因為小家庭型態的影響,同時在學校教育與課外學習中又比較缺少系統性的團隊合作訓練機會,以致於不少年輕人相當缺乏與「上司」及「工作前輩」應對進退的能力。

一些年輕人在面對上司時會感到畏縮、有話不敢說、不知道該怎麼說、或說出來就容易讓別人抓狂,這往往成為自己與上司都感到頭痛的問題。另一個經常出現的問題則是,面對「前輩」時不知道該如何拿捏互動的分寸,或者過於依賴、惹人厭煩,或者桀驁拒抗、四處樹敵。

許多年輕人雖然可能在學時有不少同輩間的「死黨好友」,但是跟這些同儕之間其實並沒有什麼「在高度壓力下進行團隊合作」的機會。以致於一旦進入職場時,對於人際互動可能還只有「我們來做好朋友」的想法,卻不知道在「時限內完成」以及「不能出槌」的要求壓力下,這種天真的想像通常不堪一擊。

人際互動不只是一門職場必修課,更是一種需要終身學習的技藝。即使是職場老鳥,也需要不時提醒自己留意及思考其中的「眉角」。無論如何,以下一些簡短的提醒,應該還是對於職場新鮮人會有一些幫助:

◎注意基本的應對禮貌。在職場中,迴避與別人的互動(像是在學校裡看到老師就躲開或傻笑)是很不禮貌,甚至帶有挑釁意味的舉動。

◎跟別人互動時,要做到「積極聆聽」的尊重態度。切忌在與別人互動時,出現分心或漫不經心的態度。

◎注意職場中「指揮鍊」(Chain of Command) 的上下階層關係。打電話或寫電子郵件給別人的時候,特別注意自己的語氣是否恰如自己在階層關係中的位置。舉例而言,你不能「請」或「麻煩」自己的上司去做什麼,而是應當「建議」。

◎注意自己說話的言外之意與弦外之音。不要光想「我這麼說其實是什麼意思」;試著從聽者的角度出發,思考你的說法當中有沒有令人不舒服的負面意涵。

◎留意別人說話的言外之意與弦外之音。你的上司、前輩、或顧客有時候說話刻意「不把話講明」,這是出於一種尊重與善意,或者是不希望太傷你的面子,或者是希望讓你有一些彈性空間,或者是希望不要把話說死,讓彼此有一些轉圜餘地。不要因此就真的「聽不懂」別人對你的指導、指示或要求。

◎前輩對你的工作表現指指點點是正常的事情,不要太過敏感。「評價他人的工作」原本就是學習管理的必經功課,他們只是拿你當練習,正如你以後也很可能拿後進的工作表現來練習一般。

◎避免在公開場合批評及抱怨你的工作與同事。世界有多小、傳話速度有多快、別人的反應有多激烈,這都很可能會讓你大吃一驚。

◎不要對別人的私事碎嘴,特別是不要張揚別人的敏感隱私。因為這既不是你的事情,而且你十之八九無法彌補別人可能因此受到的嚴重傷害。

◎對你的上司、同事、以及各種跟工作有關的繁雜事務多一些耐心。

◎對於別人的實務經驗要充分尊重。

◎有幽默感不是壞事,但是幽默感要有格調。不要把對別人的褻玩不敬或粗魯無禮都當成是幽默感。

◎避免「攤牌性的對抗」。凡事留一線,他日好相見。

在「展現能力」上的建議

有一些職場新鮮人容易忘記一個顯而易見的事實:

你的雇主既不是你的父母,也不是你的老師,他不必為你的學習與成長負責。你的雇主所以雇用你,就是要你展現能力,交出他想要的成果。他既不收你學費,就沒有義務與耐心「等待你長大」。你如果想要你的老闆「多給一些學習與成長的空間及機會」,那你應該付他錢!否則的話,「市場競爭」的意思就是說:你的老闆既有權利,也有動機把你的工作轉給另外一個在相同甚至更低待遇下能表現得更好的年輕人。

一旦在職場中,就要展現自己的最佳能力,這是最基本的生存與發展之道。以下則是在這方面的一些提醒:

◎要自己為自己設立高標準。在職場中,沒有什麼叫做「只要自己跟自己比,有進步就好了」這種事情,你的標準就是要跟更強的競爭者比。愛惜自己的羽毛,建立做事的口碑,將是一輩子受用的資產。

◎從一開始就要重視細節與劍及履及,建立別人對你的正面第一印象。

◎不管你的領域與工作是什麼,都要特別強化自己的口頭與書面溝通能力。

◎如果你對於交辦的事情或要求不確定,一定要發問或設法弄清楚,不要一開始就埋頭朝錯誤的方向進行。

◎記錄、覆述及確認別人的指示與要求,是相當良好的習慣。

◎如果你犯錯了,承認錯誤,接受犯錯的代價,並且檢討經驗,虛心接受別人的改進建議。

◎你的工作會產生在職訓練的效果,但是如果你不做額外學習,就會劃地自限。你的老闆沒有必要為你的突破與發展負責,如果你要更上一層樓,就要願意付出代價,用自己的時間與金錢來做額外的學習。

◎如果你有參與研習訓練的機會,確認你花時間所接受的訓練課程是真的有用,並具有足夠的深度,能夠讓你具體提升你的工作成效。

◎掌握科技,保持你的技術與時俱進。記住,你的父母那一代從個人電腦開始引入工作,到不管是坐辦公室的、還是操作機械的都必須要能嫻熟基本電腦操作,前後大概不到十年時間。

◎展現出主動性。不要給人「說一動,做一動」的消極被動印象。

◎如果你要給同事建議,用尊重的語氣;如果你想給上司或前輩建議,用尊敬的語氣。

◎如果你想要得到更好的發展機會,就不能只是盡到職責而已,而是要願意做得比及格的標準好得多,並且工作得比競爭者更加勤奮。

◎如果你想要讓更多人認識你並肯定你的才能,最好能樂於志願參與專案性的計畫、跨部門小組、或委員會。

在「穩定可靠」上的建議

「穩定可靠」是雇主會給予高度評價的核心能力,也是他們在評估一個職場新鮮人的未來發展性時,會非常留意觀察的特質。

原因不難理解。想一想,如果你買了一只新手機或一台新電腦,你除了注意新機器外觀好不好看、功能是否強大之外,最重視的是什麼?當然就是你的新機器是不是穩定,能夠可靠地執行你的指令,讓你及時得到自己想要的結果。否則的話,不管你的新機器如何時髦先進,如果它三不五時就當機罷工,或者不知何時就在重要關頭給你出狀況的話?你會不會抱怨連連,甚至產生「還是趕快換一台」的想法?

同樣地,如果你希望你的老闆不要產生「不如趕快換一個」的想法,而能夠如同你會重視自己「耐操好用」的手機或電腦一般地重視你的話,當然就要表現出「穩定度」及「可靠性」。

要如何表現出「穩定可靠」的特質?以下是一些建議:

◎守時!不管是上班、開會或與人會面,都要準時到達。記住一件事,公司、團隊與別人的時間都是有「機會成本」的。以前有句話說:「寸金難買寸光陰」—沒錯,你就算用「寸金」,也難以彌補別人的「寸光陰」,更不要說還可能因此誤事,這都不是跟別人說聲「對不起」,就可以輕描淡寫混過去的。對「可靠性」而言,「守時」是基本中的基本,而也因為如此,如果你連這一點都做不到的話,對別人的信任感與你的專業形象的殺傷力就會特別大。

◎答應了就要做到。不管是在口頭上、電話中、e-mail裡面、還是在會議中承諾過上司、同事或顧客的,只要你說過:「我會去做」,那麼你就要去做,而且如期交出成果—不要找任何藉口拖延。要在職場中有好的長期發展,就要時時累積你自己的「信用資本」,讓別人可以放心把更重要的事情、更重大的責任交付給你,而不是一旦把事情交給你之後,還要為了「這件事情會不會有下文?會不會如期完成?」而擔心不已。

◎量力而為!知道自己的極限在哪裡,不要答應別人的,遠超過你能處理的。對於別人而言,「你答應了我,最後卻沒有做到」是遠比「不如我一開始就去找別人幫忙」要糟糕得多的情形。當然,這一點跟前面兩點必須相輔相成—如果你做事一向有「穩定可靠」的名聲,別人會知道你所以無法答應的主要原因是力有未逮,或時間不許可,而不只是推諉逃避。反過來說,量力而為,然後把承諾的事情如期盡力完成,也才能保護自己「穩定可靠」的名聲。

在「時間管理」上的建議

如果你能夠在前面三點「人際互動」、「能力展現」、「穩定可靠」上都表現得不錯,那麼恭喜你,你應該已經是一個受到相當肯定的新人,也是上司在栽培與拔擢時會優先考量的對象。

無論如何,因為你的責任會越來越重,不管是要做的事、要見的人、要開的會、要看的信、要吸收的資訊都會越來越多,甚至你要開始嘗試管理專案與經營團隊,這時候時間管理就可能成為一個大問題,必須特別留意。

以下是一些關於「時間管理」的建議:

◎善用「設定清楚目標,規劃執行步驟,按部就班實行」的方法。在職場,時間是非常寶貴的資源,設定清楚的目標,確定你把時間資源用在真正有價值的地方。針對目標,要有具體的執行步驟,並且不時加以省視,自己(以及自己所管理的專案或團隊)能不能按部就班地予以實行。如果不能,就要客觀地檢討是什麼地方出了問題?是計畫不夠務實?還是在你的時程表中,沒有把足夠的時間資源用在重要目標,而被大量「看似緊急但缺少重要性的事情」蠶食掉寶貴的時間資源?

◎事情要分輕重緩急。對於不能延擱的重要工作,特別要注意進度。

◎你每天都會接受到大量資訊,對於那些你可以預期會經常接受到的資訊,建立一套可以有效快速吸收與做出回應的處理模式。舉例而言,在這些資訊中,哪些是一定要瀏覽確認的主要資訊,哪一些是除非主要資訊指出有其重要性,否則你忽略也沒有關係的次要資訊?對於固定格式的通知或報告,你能不能只看幾個關鍵段落與關鍵詞,就能大致判斷它與你工作的相關性與重要程度?你送給人家的訊息是否清楚、簡潔與有條理,讓人家能夠對重點迅速與有系統地回應,以節省雙方的時間?

◎找出你每天工作最有效率的時刻,然後以此為中心,來規劃一天的工作時程。

◎善用日常會出現的零碎時間進行學習,例如通勤。

◎可能的話,避免太早就把自己一段時間(例如兩個禮拜到一個月)內的可用時間完全塞滿。「臨時而緊急的事情」一定會出現,在一段時間內最好預留處理這些事情的彈性空檔。

在「社交合群」上的建議

◎只要時間與精力許可的話,可以多參與跟自己工作團隊或專業社群有關的社交活動,以讓你的上司、工作夥伴、其他專業人士有機會認識你。在有些比較不正式的社交場合中,你當然可以放鬆許多,但是仍要把自己的行為舉止會帶給別人的印象放在心上。

◎適當的社交是需要的,對於你所在的團隊而言,透過社交互動所建立的非正式關係可以成為珍貴的「緩衝閥」或「潤滑劑」。對於你所在的專業社群而言,透過社交互動則可以多累積有利於工作與發展的人脈。但是社交活動不能喧賓奪主,排擠掉你所需要的工作時間。記住對於你的工作夥伴而言,你真正的價值還是在於你能不能做為一個有效的團隊工作成員。另一方面,建立人際網路與自我行銷固然重要,但是你的實力與口碑才是重點。在行銷上有個傳統智慧:如果你的產品質量不夠,那麼廣告越成功,產品反而「見光死」得越快—對於社交也可以做如是觀。

◎對於辦公室內經常會出現的「派系」與「心結」問題要有心理準備,而如果這已經是事實的話,要謹慎地瞭解其中的禁忌或界線,既不要亂踩地雷,也盡量避免把自己捲進去—特別是避免成為「傳聲筒」、「馬前卒」或「代理人」。

◎不必談太多你過去的工作、上司、夥伴與公司—你稱讚也不是,你批評也不是。

◎穿著適當得體,不要不修邊幅,但也不必標新立異。多看看你所在的專業中,可以做為學習對象的前輩們是如何穿著,基本上照著穿就是了。

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